het organiseren van een kunstproject

 

door Heleen Makkinga, 2006

 

 

Korte handleiding t.b.v. de vakopleiding beeldende kunst KH/KL

 

Hier is een korte handleiding met betrekking tot het bedenken, organiseren en uitvoeren van een kunstproject.

Uiteraard is de artistieke kwaliteit van het project een eerste vereiste. Daar omheen spelen echter een hoop

praktische zaken, die van essentieel belang zijn voor het slagen van een dergelijk project. Hieronder worden

een aantal onderwerpen besproken, die als leidraad gebruikt kunnen worden tijdens de uitvoering van het

project.
 

 

Formuleren van een concept
 

Een kunstproject begint vaak met losse ideeën waar steeds meer samenhang tussen ontstaat. Zet deze
ideeën zoveel mogelijk op papier en experimenteer in visueel opzicht door bijvoorbeeld veel te schetsen of
diverse maquettes te maken. Stel vast welk doel je project heeft: hoe past het project in de ontwikkeling van
je werk, welk publiek wil je er mee bereiken (doelgroep). Denk hierbij aan de volgende zaken:

- zet kort maar krachtig de inhoudelijke uitgangspunten op papier;

- met welke materialen wil je gaan werken en waarom;
- inventariseer de eisen en randvoorwaarden van je project op basis van zaken als uitstraling/imago,

  veiligheid, technische aspecten, etc.

- bedenk alternatieven voor de uitvoering en kies het beste alternatief!

 

 

Opstellen van een tijdschema en een activiteitenoverzicht
 

Stel allereerst een einddatum vast (in ons geval is dat in ieder geval de eindbeoordeling, maar wellicht

moet er ook een datum voor een expositie vastgesteld worden). Maak een activiteitenoverzicht en denk

hierbij onder andere aan de volgende aspecten:

 

- bedenk en organiseer de locatie van het project (en vraag jezelf af: waarom hier?);

- hoeveel tijd wil iedere deelnemer aan de uitvoering van het project besteden?

- welke publiciteit heb je nodig en geef concreet aan welke zaken hier voor nodig zijn (adressen-

  bestanden, posters, flyers, uitnodigingen, persberichten e.d.);

- inrichting van de expositie;

- moet er een verzekering worden afgesloten?

 

Hierna kan er een tijdschema gemaakt worden. Het werkt overigens vaak handig om van achter naar voren te
werken bij het opstellen van een tijdsplanning. Zet in je schema een aantal duidelijke deadlines: wanneer
moeten bepaalde onderdelen van de uitvoering van het project en de organisatie klaar zijn.

 

 

Begroting
 

Hoe duur gaat het project worden en hoe wordt dit betaald?

Een belangrijke tip: spreek van te voren met elkaar af hoeveel geld iedereen aan het project wil spenderen!

Maak een begroting en doe dit zo concreet mogelijk. Denk niet alleen aan materiaalkosten, maar ook aan

eventuele locatie- en PR-kosten. Stel hierbij altijd een post ‘onvoorziene uitgaven’ op. Heb je een begrotings-

tekort? Denk dan eventueel aan sponsoring (relevante bedrijven en particulieren) of aan subsidie.

 

 

Projectdeelnemers en taakverdeling
 

Uiteraard is het van belang om eerst te weten welke deelnemers er aan het kunstproject willen meewerken.

Het werkt prettig om een tijdstip vast te stellen waarop alle deelnemers zich definitief aan het project moeten

committeren (point of no return!).

Overleg onderling hoe je alles gaat aanpakken, waarbij een taakverdeling uit efficiënt oogpunt vaak goed

werkt. Er kunnen subgroepen geformeerd worden die zich bijvoorbeeld gaan bezighouden met de locatie, het

aanschaffen van materiaal, P.R., financiën, inrichting, de expositiedag(en) zelf (woordvoerder, hapjes + drank).

Wat betreft de uitvoering van het project zelf (het maken van de schilderijen, het beeld o.i.d.) is het belangrijk

dat iedere deelnemer een gelijk aandeel levert.

Denk erover na of je het nodig vind om een ‘projectleider’ aan te stellen.

Bouw overlegmomenten in: wat is de stand van zaken, wie heeft al wat geregeld, liggen we op schema (voort-
gangsbewaking).
 

 

Tot slot
 

Respecteer elkaars mening, maar ga discussies zeker niet uit de weg. Het kan een grote meerwaarde

betekenen om iemand in de groep te hebben die kritisch is en/of veel beren op de weg ziet. Dit geeft vaak

een verdieping aan je project!

 

Verder is er wat mij betreft veel mogelijk: een grote groep, meerdere projecten of zelfs eenmansuitvoeringen.
Het project zelf hoeft niet persé uitgevoerd te worden. Wanneer je zeer ambitieuze (en goed doortimmerde)
plannen hebt, die uit financieel of organisatorisch oogpunt niet op korte termijn te realiseren zijn, volstaat het
ook om een (goede!) presentatie te geven voor de eindbeoordeling.
 

 

Veel succes en plezier!
Heleen Makkinga